Status de ciência: quem foi informado sobre o documento
Tradução automática do inglês. Exibindo o original em inglês.
The document Acknowledgement Status tool gives you a quick overview of who has been, has not been, or should be informed about a particular document. It makes administering your documents easier.
Open the acknowledgement status
Go to Documents and select the Acknowledgement Status submenu.
Select the organization unit
Go to the organization unit for which the status report should be printed. Tick incl. subfolders to get a complete overview of the whole folder including its subfolders, or leave it empty to see only the documents of that particular folder.
Read the status marks
See the acknowledgement status for each document and user group.
The following status marks are used:
- a red mark = not all employees have been informed
- a green mark = all required employees have been informed
- a cross mark = the document is not relevant to the user group
Mark a document as relevant
If the document is relevant to a particular user group, click the grey cross mark, tick Yes and click Confirm.
The status mark changes to red, which means the user group needs to be informed.
Check the added users
The to-be-informed users are added to the document automatically. This is a more convenient and faster way to add to-be-informed users to a document.
A ferramenta Status de ciência mostra rapidamente quem foi informado, quem não foi e quem deve ser informado sobre um documento. Ela facilita a administração dos seus documentos.
Abrir o status de ciência
Abra Documentos e selecione o submenu Status de ciência.
Selecionar a unidade organizacional
Abra a unidade organizacional para a qual o relatório de status deve ser impresso. Marque incl. subpastas para ter uma visão completa da pasta inteira com as subpastas, ou deixe desmarcado para ver só os documentos dessa pasta.
Entender as marcas de status
Veja o status de ciência de cada documento e grupo de usuários.
As marcas de status são:
- marca vermelha = nem todos os funcionários foram informados
- marca verde = todos os funcionários necessários foram informados
- marca de cruz = o documento não é relevante para o grupo de usuários
Marcar um documento como relevante
Se o documento for relevante para um grupo de usuários, clique na cruz cinza, marque Sim e clique em Confirmar.
A marca de status fica vermelha, o que significa que o grupo de usuários precisa ser informado.
Conferir os usuários adicionados
Os usuários a informar são adicionados automaticamente ao documento. Essa é uma forma mais prática e rápida de adicionar usuários a informar a um documento.
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