Stav oboznámenia – prehľad, kto bol o dokumente informovaný
Strojový preklad z angličtiny. Zobrazený je anglický originál.
The document Acknowledgement Status tool gives you a quick overview of who has been, has not been, or should be informed about a particular document. It makes administering your documents easier.
Open the acknowledgement status
Go to Documents and select the Acknowledgement Status submenu.
Select the organization unit
Go to the organization unit for which the status report should be printed. Tick incl. subfolders to get a complete overview of the whole folder including its subfolders, or leave it empty to see only the documents of that particular folder.
Read the status marks
See the acknowledgement status for each document and user group.
The following status marks are used:
- a red mark = not all employees have been informed
- a green mark = all required employees have been informed
- a cross mark = the document is not relevant to the user group
Mark a document as relevant
If the document is relevant to a particular user group, click the grey cross mark, tick Yes and click Confirm.
The status mark changes to red, which means the user group needs to be informed.
Check the added users
The to-be-informed users are added to the document automatically. This is a more convenient and faster way to add to-be-informed users to a document.
Nástroj Stav oboznámenia vám dáva rýchly prehľad o tom, kto bol, kto nebol a kto má byť o konkrétnom dokumente informovaný. Uľahčuje vám správu dokumentov.
Otvorenie stavu oboznámenia
Otvorte Dokumenty a vyberte podmenu Stav oboznámenia.
Výber organizačnej jednotky
Prejdite na organizačnú jednotku, pre ktorú chcete vytlačiť prehľad stavu. Ak chcete úplný prehľad celého priečinka vrátane podpriečinkov, začiarknite vrátane podpriečinkov; ak ho necháte prázdne, uvidíte iba dokumenty daného priečinka.
Význam stavových značiek
Pozrite si stav oboznámenia pre každý dokument a skupinu používateľov.
Používajú sa tieto stavové značky:
- červená značka = nie všetci zamestnanci boli informovaní
- zelená značka = všetci požadovaní zamestnanci boli informovaní
- krížik = dokument sa skupiny používateľov netýka
Označenie dokumentu ako relevantného
Ak sa dokument určitej skupiny používateľov týka, kliknite na sivý krížik, začiarknite Áno a kliknite na Potvrdiť.
Stavová značka sa zmení na červenú, čo znamená, že skupinu používateľov treba informovať.
Kontrola pridaných používateľov
Používatelia, ktorých treba informovať, sa k dokumentu pridajú automaticky. Je to pohodlnejší a rýchlejší spôsob, ako ich k dokumentu pridať.
Potrebujete ďalšiu pomoc?
Napíšte nám. V pracovné dni zvyčajne odpovedáme do hodiny.