Estado de conocimiento: quién ha sido informado sobre el documento
Traducción automática del inglés. Se muestra el original en inglés.
The document Acknowledgement Status tool gives you a quick overview of who has been, has not been, or should be informed about a particular document. It makes administering your documents easier.
Open the acknowledgement status
Go to Documents and select the Acknowledgement Status submenu.
Select the organization unit
Go to the organization unit for which the status report should be printed. Tick incl. subfolders to get a complete overview of the whole folder including its subfolders, or leave it empty to see only the documents of that particular folder.
Read the status marks
See the acknowledgement status for each document and user group.
The following status marks are used:
- a red mark = not all employees have been informed
- a green mark = all required employees have been informed
- a cross mark = the document is not relevant to the user group
Mark a document as relevant
If the document is relevant to a particular user group, click the grey cross mark, tick Yes and click Confirm.
The status mark changes to red, which means the user group needs to be informed.
Check the added users
The to-be-informed users are added to the document automatically. This is a more convenient and faster way to add to-be-informed users to a document.
La herramienta Estado de conocimiento de los documentos le muestra rápidamente quién ha sido informado, quién no y quién debería serlo sobre un documento concreto. Facilita la administración de sus documentos.
Abrir el estado de conocimiento
Vaya a Documentos y elija el submenú Estado de conocimiento.
Elegir la unidad organizativa
Vaya a la unidad organizativa de la que quiere imprimir el informe de estado. Marque incl. subcarpetas para ver toda la carpeta con sus subcarpetas, o déjelo sin marcar para ver solo los documentos de esa carpeta.
Interpretar las marcas de estado
Vea el estado de conocimiento de cada documento y grupo de usuarios.
Se usan estas marcas de estado:
- marca roja = no todos los empleados han sido informados
- marca verde = todos los empleados requeridos han sido informados
- cruz = el documento no aplica a ese grupo de usuarios
Marcar un documento como relevante
Si el documento aplica a un grupo de usuarios concreto, haga clic en la cruz gris, marque Sí y haga clic en Confirmar.
La marca de estado cambia a rojo, lo que significa que hay que informar al grupo de usuarios.
Revisar los usuarios agregados
Los usuarios por informar se agregan automáticamente al documento. Es una forma más cómoda y rápida de agregar usuarios por informar a un documento.
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