Kenntnisnahmestatus – Überblick, wer über ein Dokument informiert wurde
Maschinelle Übersetzung aus dem Englischen. Englisches Original wird angezeigt.
The document Acknowledgement Status tool gives you a quick overview of who has been, has not been, or should be informed about a particular document. It makes administering your documents easier.
Open the acknowledgement status
Go to Documents and select the Acknowledgement Status submenu.
Select the organization unit
Go to the organization unit for which the status report should be printed. Tick incl. subfolders to get a complete overview of the whole folder including its subfolders, or leave it empty to see only the documents of that particular folder.
Read the status marks
See the acknowledgement status for each document and user group.
The following status marks are used:
- a red mark = not all employees have been informed
- a green mark = all required employees have been informed
- a cross mark = the document is not relevant to the user group
Mark a document as relevant
If the document is relevant to a particular user group, click the grey cross mark, tick Yes and click Confirm.
The status mark changes to red, which means the user group needs to be informed.
Check the added users
The to-be-informed users are added to the document automatically. This is a more convenient and faster way to add to-be-informed users to a document.
Mit dem Kenntnisnahmestatus sehen Sie schnell, wer über ein bestimmtes Dokument informiert wurde, wer nicht und wer informiert werden sollte. Das erleichtert die Verwaltung Ihrer Dokumente.
Kenntnisnahmestatus öffnen
Öffnen Sie Dokumente und wählen Sie das Untermenü Kenntnisnahmestatus.
Organisationseinheit wählen
Wechseln Sie zu der Organisationseinheit, für die der Statusbericht gedruckt werden soll. Aktivieren Sie inkl. Unterordner, um einen vollständigen Überblick über den gesamten Ordner samt Unterordnern zu erhalten, oder lassen Sie das Feld leer, um nur die Dokumente dieses Ordners zu sehen.
Statuszeichen lesen
Sie sehen den Kenntnisnahmestatus für jedes Dokument und jede Benutzergruppe.
Folgende Statuszeichen werden verwendet:
- rotes Zeichen = nicht alle Mitarbeiter wurden informiert
- grünes Zeichen = alle erforderlichen Mitarbeiter wurden informiert
- Kreuz = das Dokument ist für die Benutzergruppe nicht relevant
Dokument als relevant markieren
Ist das Dokument für eine bestimmte Benutzergruppe relevant, klicken Sie auf das graue Kreuz, aktivieren Sie Ja und klicken Sie auf Bestätigen.
Das Statuszeichen wird rot, die Benutzergruppe muss also informiert werden.
Hinzugefügte Benutzer prüfen
Die zu informierenden Benutzer werden dem Dokument automatisch hinzugefügt. So fügen Sie sie bequemer und schneller hinzu.
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