Správa organizačnej štruktúry: stručný návod
Strojový preklad z angličtiny. Zobrazený je anglický originál.
The organization structure is the backbone of your entire TeamGuru system: it organizes the documents across all modules and the access to them. Knowing how to manage it is key to an efficient, well-structured environment. This quick guide walks you through the essential steps for creating, reordering and deleting organization units, for smooth operation and optimal user and document management.
-
Open the organization structure. Go to the Settings menu and select Organization Structure to view the current structure.
-
Add, edit or delete units. Modify your organization structure using the buttons next to each organization unit: add new units, edit existing ones, or delete units that are no longer needed.
-
Rearrange the units. Rearrange the units within the structure by drag and drop to move them to the desired position (up/down, left/right).
-
Consider the impact of moving a unit. Moving an organization unit to a different place in the structure also relocates all linked documents that were created and saved under that unit. Take this into account when restructuring, to keep the documents continuous and accessible. Reordering organization units may also affect user rights, so plan accordingly.
-
Delete units with caution. Deleting an organization unit permanently removes the unit and all metrics collected for it. Make sure all relevant data has been properly backed up or transferred before you delete it.
Read the topic Locating Documents Linked to Organization Units before moving or deleting existing organization units.
By following these steps, you can confidently manage your organization structure, optimize the organization of your documents and keep your TeamGuru system streamlined.
Organizačná štruktúra je chrbtovou kosťou celého systému TeamGuru: určuje, ako sú usporiadané dokumenty vo všetkých moduloch a kto k nim má prístup. Ak ju viete dobre spravovať, budete mať v systéme poriadok a prehľad. Tento stručný návod vás prevedie základnými krokmi pri vytváraní, presúvaní a odstraňovaní organizačných jednotiek, aby systém fungoval hladko a správa používateľov aj dokumentov bola čo najlepšia.
-
Otvorte organizačnú štruktúru. Prejdite do ponuky Nastavenia a vyberte Organizačná štruktúra. Zobrazí sa aktuálna štruktúra.
-
Pridajte, upravte alebo odstráňte jednotky. Štruktúru upravíte tlačidlami vedľa každej organizačnej jednotky: pridajte nové jednotky, upravte existujúce alebo odstráňte tie, ktoré už nepotrebujete.
-
Zmeňte usporiadanie jednotiek. Jednotky v štruktúre presuňte myšou na požadované miesto (hore/dole, doľava/doprava).
-
Zvážte dôsledky presunu jednotky. Ak presuniete organizačnú jednotku na iné miesto v štruktúre, presunú sa s ňou aj všetky prepojené dokumenty, ktoré boli pod touto jednotkou vytvorené a uložené. Pri zmenách štruktúry s tým počítajte, aby dokumenty zostali ucelené a dostupné. Zmena usporiadania organizačných jednotiek môže ovplyvniť aj oprávnenia používateľov, preto ju dobre naplánujte.
-
Jednotky odstraňujte opatrne. Odstránením organizačnej jednotky natrvalo odstránite jednotku aj všetky metriky, ktoré sa pre ňu zbierali. Pred odstránením sa uistite, že všetky dôležité údaje sú zálohované alebo presunuté.
Pred presunom alebo odstránením existujúcich organizačných jednotiek si prečítajte tému Vyhľadanie dokumentov prepojených s organizačnými jednotkami.
Keď budete postupovať podľa týchto krokov, organizačnú štruktúru zvládnete spravovať s istotou, dokumenty budete mať lepšie usporiadané a systém TeamGuru prehľadný.
Potrebujete ďalšiu pomoc?
Napíšte nám. V pracovné dni zvyčajne odpovedáme do hodiny.