Správa organizační struktury: stručný návod
Strojový překlad z angličtiny. Zobrazen anglický originál.
The organization structure is the backbone of your entire TeamGuru system: it organizes the documents across all modules and the access to them. Knowing how to manage it is key to an efficient, well-structured environment. This quick guide walks you through the essential steps for creating, reordering and deleting organization units, for smooth operation and optimal user and document management.
-
Open the organization structure. Go to the Settings menu and select Organization Structure to view the current structure.
-
Add, edit or delete units. Modify your organization structure using the buttons next to each organization unit: add new units, edit existing ones, or delete units that are no longer needed.
-
Rearrange the units. Rearrange the units within the structure by drag and drop to move them to the desired position (up/down, left/right).
-
Consider the impact of moving a unit. Moving an organization unit to a different place in the structure also relocates all linked documents that were created and saved under that unit. Take this into account when restructuring, to keep the documents continuous and accessible. Reordering organization units may also affect user rights, so plan accordingly.
-
Delete units with caution. Deleting an organization unit permanently removes the unit and all metrics collected for it. Make sure all relevant data has been properly backed up or transferred before you delete it.
Read the topic Locating Documents Linked to Organization Units before moving or deleting existing organization units.
By following these steps, you can confidently manage your organization structure, optimize the organization of your documents and keep your TeamGuru system streamlined.
Organizační struktura je páteří celého systému TeamGuru: řídí uspořádání dokumentů ve všech modulech i přístup k nim. Když ji umíte spravovat, máte prostředí efektivní a přehledné. Tento stručný návod vás provede základními kroky pro vytváření, přeskupování a mazání organizačních jednotek, aby vše hladce fungovalo a správa uživatelů i dokumentů byla co nejlepší.
-
Otevřete organizační strukturu. V nabídce Nastavení zvolte Organizační struktura a zobrazí se aktuální struktura.
-
Přidejte, upravte nebo smažte jednotky. Strukturu měníte tlačítky vedle každé organizační jednotky: přidáte nové jednotky, upravíte existující nebo smažete ty, které už nepotřebujete.
-
Přeskupte jednotky. Jednotky ve struktuře přesunete přetažením na požadované místo (nahoru/dolů, doleva/doprava).
-
Zvažte dopad přesunu jednotky. Když organizační jednotku přesunete na jiné místo ve struktuře, přesunou se s ní i všechny propojené dokumenty, které byly pod touto jednotkou vytvořeny a uloženy. Myslete na to při změnách struktury, aby dokumenty zůstaly ucelené a dostupné. Přeskupení organizačních jednotek může ovlivnit i oprávnění uživatelů, proto vše dobře naplánujte.
-
Jednotky mažte opatrně. Smazáním organizační jednotky trvale odstraníte jednotku i všechny metriky, které se pro ni sbíraly. Než ji smažete, ujistěte se, že všechna důležitá data jsou zálohovaná nebo přenesená.
Než budete přesouvat nebo mazat existující organizační jednotky, přečtěte si článek Jak dohledat dokumenty propojené s organizačními jednotkami.
Podle těchto kroků budete organizační strukturu spravovat s jistotou, dokumenty budete mít dobře uspořádané a systém TeamGuru přehledný.
Potřebujete další pomoc?
Napište nám. V pracovní dny obvykle odpovídáme do hodiny.