Crear una nueva plantilla de proceso de aprobación
Traducción automática del inglés. Se muestra el original en inglés.
Setting up approvals should feel smooth and intentional — more like putting a clear plan in motion than chasing signatures.
Approval process templates can be applied across multiple modules in the system, e.g. Action Lists, Safety Alerts, Documents and Kaizen. Creating a new approval template requires the appropriate permissions. If you need help setting one up, please contact your system administrator or support@teamguru.com.
Open the approval process templates
In Settings, select Approval Process Templates.
Name the template and set its options
Give your process template a clear, purposeful title that reflects how it will be used. Then choose:
- whether approvals can be executed via email,
- whether individual steps can be reset at the document level.
Configure the approval steps
Decide whether the approval flow should be Sequential or Parallel. For each approval step:
- indicate whether it should be saved as a reusable step template,
- assign a step title,
- configure the appropriate settings, including the Approval condition and Close process,
- select who should receive notifications for approvals and rejections.
Standard step or new step template
A standard step is fixed in the approval process. If you choose to use the New step template, the step becomes an option that requesters can add for specific documents.
For example, you have a standard one-level approval, and for specific documents you can request two or more levels:
Set the lock modifications
Determine the lock modifications that should apply to each step. Lock modifications driven by global settings are configured on the Lock Modifications tab, but you can still select different locks for each step if needed.
Save the template
Once everything is configured, select Save & Return to finalize your approval process.
Use your new approval process template in Project Stages, Document Approvals, Safety Alerts and Kaizens.
Configurar las aprobaciones debería ser algo fluido y bien pensado: más parecido a poner en marcha un plan claro que a perseguir firmas.
Las plantillas de proceso de aprobación se pueden usar en varios módulos del sistema, por ejemplo, Planes de acción, Alertas de seguridad y salud, Documentos y Kaizen. Para crear una plantilla de aprobación nueva se necesitan los permisos adecuados. Si necesita ayuda para configurarla, contacte con el administrador de su sistema o con support@teamguru.com.
Abrir las plantillas de proceso de aprobación
En Configuración, seleccione Plantillas de proceso de aprobación.
Dar nombre a la plantilla y definir sus opciones
Dé a su plantilla un título claro que refleje para qué se va a usar. Después, elija:
- si las aprobaciones se pueden realizar por correo electrónico,
- si los pasos individuales se pueden restablecer a nivel de documento.
Configurar los pasos de aprobación
Decida si el flujo de aprobación debe ser Secuencial o Paralelo. Para cada paso de aprobación:
- indique si debe guardarse como plantilla de paso reutilizable,
- asígnele un título,
- configure las opciones correspondientes, incluidas la Condición de aprobación y Cerrar proceso,
- seleccione quién debe recibir notificaciones de aprobaciones y rechazos.
Paso estándar o nueva plantilla de paso
Un paso estándar es fijo en el proceso de aprobación. Si elige usar Nueva plantilla de paso, el paso pasa a ser una opción que los solicitantes pueden agregar en documentos concretos.
Por ejemplo, tiene una aprobación estándar de un nivel y, para documentos concretos, puede solicitar dos o más niveles:
Definir el bloqueo de modificaciones
Determine qué bloqueos de modificaciones deben aplicarse en cada paso. Los bloqueos que dependen de la configuración global se definen en la pestaña Bloqueo de modificaciones, pero aun así puede seleccionar bloqueos distintos para cada paso si lo necesita.
Guardar la plantilla
Cuando todo esté configurado, seleccione Guardar y volver para finalizar su proceso de aprobación.
Use su nueva plantilla de proceso de aprobación en Etapas de proyecto, Aprobación de documentos, Alertas de seguridad y salud y Kaizen.
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